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代理記賬業務規程細則

來源:   時間:2015年11月10日   點擊數:

 

代理記賬業務規程細則

 

代理記賬業務規范

從業人員的職業道德規范

1. 愛崗敬業。要求會計人員熱愛會計工作,安心本職崗位,忠于職守,盡心盡力,盡職盡責。

2. 誠實守信。要求會計人員做老實人,說老實話,辦老實事,執業謹慎,信譽至上,不為利益所誘惑,不弄虛作假,不泄露秘密。

3. 廉潔自律。要求會計人員公私分明、不貪不占、遵紀守法、清正廉潔。

4. 客觀公正。要求會計人員端正態度,依法辦事,實事求是,不偏不倚,保持應有的獨立性。

5. 堅持準則。要求會計人員熟悉國家法律法規和國家統一的會計制度,始終堅持按法律法規和國家統一的會計制度的要求進行會計核算,實施會計監督。

6. 提高技能。要求會計人員增強提高專業技能的自覺性和緊迫感,勤學苦練,刻苦鉆研,不斷進取,提高業務水平。

7. 參與管理。要求會計人員在做好本職工作的同時,努力鉆研相關業務,全面熟悉本單位經營活動和業務流程,主動提出合理化建議,協助領導決策,積極參與管理。

8. 強化服務。要求會計人員樹立服務意識,提高服務質量,努力維護和提升會計職業的良好社會形象。

業務操作及會計核算的流程

1.接受客戶的委托

1)到客戶公司的經營場所進行實地考查,與客戶的總經理及財務負責人進行座談,了解客戶的基本情況,評估此次業務的風險。

2)決定是否接受客戶的委托,若接受客戶的委托,則與客戶商討具體操作事宜,簽定協議書。

2.與公司財務會計人員辦理有關資料的交接手續

1)雙方經辦人員應列明資料清單,資料編號,交接日期,交接雙方簽字蓋章。

2)交接雙方經核對無誤,雙方簽字蓋章,注明交接日期。

3.審核原始憑證

審核原始憑證是會計核算工作中必不可少的環節,是國家賦予財會人員的監督權限,只有經審核無誤后的原始憑證,才能作為編制記帳憑證和登記明細分類帳的依據。會計人員主要應從以下的兩個方面對原始憑證進行審核。

1)審核原始憑證的合法性合理性,即國家的有關方針政策法令制度和計劃合同等為依據,審核原始憑證所反映的經濟業務是否合理合法,有無違反財經制度規定,是否按計劃預算辦事,是否按成本開支范圍辦事,是否貫徹?顚m椩瓌t,有無貪污盜竊虛報冒領偽造憑證等違紀行為。

2)審查原始憑證的完整性正確性。即審查原始憑證的內容和填制手續是否符合規定的要求。首先應審核原始憑證是否具備作為合法憑證所必須具備的基本內容,其次審核原始憑證上有關數量、單價、金額是否正確無誤。

3)對原始憑證內容記載含糊不清,或故意掩蓋事情真象,進行貪污作弊,單位抬頭不是本單位,無收款單位簽章,開具陰陽發票,進行貪污作弊,模仿領導筆跡簽字冒領。涂改原始憑證上的時間數量、單價、金額,或添加內容和金額等。不是很清楚的地方應及時與客戶聯系,了解清楚原始憑證的真實情況。

4.對各種有問題的原始憑證的處理

在審核原始憑證過程中,會計人員要認真執行《會計法》所賦予的職責權限堅持制度、堅持原則。對違反國家規定的收支,超過計劃預算或者超過規定標準的各項支出,違反制度規定的預付款項,非法出售材料物資任意出借、變賣、報廢和處理財產物資,以及不按國家關于成本開支范圍和費用劃分的規定亂擠亂攤生產成本的憑證,會計人員應拒絕辦理,對于內容不完全手續不完備數字有差錯的憑證,會計人員應予以退回,要求經辦人補辦手續或進行更正。對于偽造或涂改等弄虛作假,嚴重違法的原始憑證,會計人員在拒絕的同時,應當予以扣留,并及時向單位主管報告,請求查明原因,追究當事人的責任。

5.填制記賬憑證

會計人員填制記賬憑證要嚴格按照規定的格式和內容進行,除必須做到記錄真實,內容完整,填制及時,書寫清楚之外,還必須符合下列要求。

1)“摘要”欄是對經濟業務內容的簡要說明,要求文字說明要簡煉概括以滿號登記賬簿的要求。

2)應當根據經濟業務的內容,按照會計制度的規定,確定應借應貸的賬戶,賬戶使用必須正確,不得任意簡化會計賬戶的名稱,有關的二級或明細賬戶要填寫齊全。

3)記賬憑證中,應借應貸的賬戶必須保持清晰的對應關系。

4)一張記賬憑證填制完畢,應按所使用的記賬方法,加計合計數,以檢查對應賬戶的平衡關系。

5)記賬憑證必須連續編號,以便考查且避免憑證散失。

6) 每張記賬憑證都要注明附件張數,以便于日后查對。

6.對記賬憑證進行編號

所有記賬憑證必須分類順序編號,并填寫在編號欄內。如果記賬憑證是采用收款憑證,付款憑證和轉賬憑證的,一般按照如下編號:

現收01、現收02

現付01、現付02

銀收01、銀收02

銀付01、銀付02

01、轉02依此類推。

若遇較為復雜的經濟業務需編兩張以上記賬憑證時,可用編號的方式表示。

7. 審核記賬憑證

所有填制好的記賬憑證,都必須經過其他會計人員認真的審核。在審核記賬憑證的過程中,如發現記賬憑證填制有誤,應當按照規定的方法加以更正。只有經過審核無誤后的記賬憑證,才能作為登記賬簿的依據。記賬憑證的審核主要包括以下內容。

1)記賬憑證是否附有原始憑證,記賬憑證的經濟內容是否與所附原始憑證的內容相同。

2)應借應貸的會計賬戶(包括二級或明細賬戶)對應關系是否清晰金額是否正確。

3)記賬憑證的項目是否填制完整,摘要是否清楚,有關人員的簽章是否齊全。

8. 記賬憑證中容易出現的錯誤與舞弊

記賬憑證中容易出現的錯誤與舞弊主要有:

1)會計賬戶運用錯誤。

2)合計金額計算錯誤。

3)記賬憑證與所附原始憑證單據不符。

4)在匯總憑證中進行作弊。

5)記賬憑證中的“摘要”失真,編造虛假記賬憑證。

9. 憑證的傳遞與傳遞過程應注意的事項

會計憑證的傳遞,是指會計憑證從填制或取得時起,經審核記賬到裝訂保管的全過程。各單位在制定會計憑證的傳遞程序,規定其傳遞時間時,通常要考慮以下兩點內容。

1)根據各單位的經濟業務的特點,企業內部機構組織,人員分工情況,以及經營管理的需要,從完善內部牽制制度的角度出發,規定各種會計憑證的聯次及流程,使經辦業務部門及其人員及時辦理各種憑證手續,既符合內部牽制原則,以提高工作效率。

2)根椐有關部門和人員辦理經濟業務的必要時間,同相關部門人員協商制定會計憑證在各經辦環節的停留時間,以便合理確定辦理經濟業務的最佳時間,及時反映記錄經濟業務的發生和完成情況。

10.會計憑證對數字的書寫

依據財政部制定的會計基礎工作規范的要求,填制會計憑證,字跡必須清晰工整并符合下列要求:

1)阿拉伯數字應一個一個地寫,阿拉伯金額數字前應當書寫貨幣幣種符號(如人民幣符號“¥”)或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數字之間不得留有空白。凡在阿拉伯金額數字前面寫有幣種符號的,數字后面不再寫貨幣單位(如人民幣“元”)

2)所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位,下同)的阿拉伯數字,除表示單價等情況外,一律在元位小數點后填寫到角分,無角分的,角分位可寫“00”或符號“-”有角無分的,分位應寫“0”,不得用符號“-”代替。

3)漢字大寫金額數字,一律用正楷或行書書寫,如零壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟萬億等易于辯認,不易涂改的字樣,不得用0一二三四五六七八九十或另、毛等簡化字代替,不得任意自造簡化字。

4)大寫金額數字到元或角止的,在“元”或“角”之后應寫“整”或“正”字;大寫金額數字有分的,分字后面不寫“整”字。

5)大寫金額數字前未印有貨幣名稱的,應當加填貨幣名稱(如“人民幣”三字),貨幣名稱與金額數字之間不得留有空白。

6)阿拉伯金額數字中間有“0”時,大寫金額要寫“零”字:如人發幣101.50,漢字大寫金額應寫成壹佰零壹元伍角整。阿拉伯金額數字中間連續有幾個“0”時,漢字大寫金額中可以只寫一個“零”字,如¥1001.25,漢字大寫金額應寫壹仟零壹元貳角伍分。又如¥1500.38,漢字大寫就寫人民幣壹仟伍佰元叁角捌分,或人民幣壹仟伍佰元零叁角捌分.

11.關于根據會計業務的特點書寫“摘要”

會計計憑證中有關經濟業務的內容摘要必須真實。在填寫寫“摘要”時,既要簡明,又要全面,清楚,應以說明問題為主。寫物要有品名、數量、單價:寫事要有過程,銀行結算憑證,要注明支票號碼,去向:送存款項,要注明現金支票匯票等。遇有沖轉業務,不應只寫沖轉,應寫明沖轉某年某日某項經濟業務和憑證號碼,也不能只寫對賬戶,要求“摘要”能夠正確地,完整地反映經濟活動和資金變化的來龍去脈,切忌含糊不清。

12.啟用賬簿的基本要求

為了保證會計賬薄記錄的合法性和資料的完整性,明確記賬責任,會計人員在啟用賬薄時,要填寫賬薄啟用表。賬薄啟用表的填寫要求是:

1)填寫啟用日期和啟用賬薄的起止頁數。如啟用的是訂本式賬薄,起止頁數已經印好不需再填寫;啟用活頁式賬薄,起止頁數可等到裝訂成冊時再填。

2)填寫記賬人員姓名和會計主管人員姓名并加蓋印章,以示慎重和負責。

3)加蓋單位賬務公章,以示嚴肅。

4)當記賬人員或會計人員工作變動時,應辦好賬薄移交手續,并在啟用上明確記錄交接日期及接辦人監交人的姓名,并加蓋公章。

經管人員一覽表如下:

單位名稱 合宗號

賬薄名稱 目錄號

賬薄頁數 自第 頁起至第 頁止共 頁案宗號

使用日期自 年 月 日至 年 月 日保管期限

單位領導人簽章 會計主管人員簽章

經管人員職別 姓名 接管日期 簽章 移交日期 簽章

年 月 日 年 月 日

13.登記賬薄的基本要求

為了保證賬薄記錄,成本計算和會計報表不出現差錯,登記賬薄必須根據審核無誤的記賬憑證進行 登記賬薄的基本要求是:

1)內容準確完整。登記會計賬薄時,應當將會計憑證日期、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項計入賬內,做到數字準確、摘要清楚、登記及時,字跡工整。對于每項會計事項,一方面要計入有關的總賬,另一方面要計入該總賬所屬的明細賬。賬薄記錄中的日期,應該填寫記賬憑證的日期;以自制的原始憑證(如收料單領料單等)作為記賬依據的,賬薄記錄中的日期應按有關自制憑證上的日期填寫列。此外,負責登記賬薄的會計人員,在登記賬薄前,應對已經專門復核人員審查過的記賬憑證再復核一遍,這是崗位責任制和內部牽扯制度的要求。如果記賬人員對記賬憑證中的某些問題弄不明白,可以向填制記賬憑證的人員或其他人員請教;如果認為記賬憑證的處理有錯誤,可暫停登記,及時向會計主管人員反映,由其做出更改或照登的決定。在任何情況下,凡不兼任填制記賬憑證工作的計賬人員都不得自行更改記賬憑證。

2)登記賬薄要及時。登記賬薄的間隔時間應該多長,沒有統一的規定,這要看本單位所采用的具體會計核算形式而定?偟膩碚f是越短越好。一般情況下,總賬可以三五天登記一次,明細賬的登記時間間隔要短于總賬,日記賬和債權債務明細賬一般一天就要登記一資,F金銀行存款日記賬應根據收付款記賬憑證隨時按照業務發生順序逐筆登記,每日終了應結出余額。經營現金和銀行存款日記賬的專門人員,必須每日掌握銀行存款和現金的實有數,謹防開出空頭支票和影響經營活動的正常用款。

3)注明記賬符號。登記完畢后,要在記賬憑證上簽字或蓋章,并注明已經登賬的符號,表示已經記賬。在記賬憑證上設有專門的欄目應注明記賬的符號,以免發生重記或漏記。

4)書寫留空。賬薄中書寫的文字的數字上面要留有適當空格,不要寫滿格,一般應占格距的1/2。這樣,在一旦發生登記錯誤時,能比較容易地進行更正,同時也方便工作。

5)正常記賬使用藍黑墨水。登記賬薄要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行的復寫賬薄除外)或者鉛筆書寫。在會計上,數字的顏色用錯了,其導致的概念混亂不亞于數字和文字的錯誤。

6)特殊記賬使用紅墨水。對在登記賬薄中使用紅色墨水的問題依倨財政部會計基礎工作規范的規定,下列情況,可發用紅色墨水記賬:A按按照紅字沖賬憑證,沖銷錯誤記錄:B在不設借貸等欄的多欄式賬頁中,登記減少數;C在三欄式賬戶余額欄前,如未印明余額方向的,在余額欄內登記負數余額;D根據國家統一會計制度的規定可以用紅字登記的其他會計記錄。

7)順序連續登記。各種賬薄應按頁次順序連續登記不得跳行隔頁。如果發生跳行隔頁,應當將空行空頁劃線注銷,或者注明“此行空白”字樣,并由記賬人員簽名或者蓋章。這對避免在賬薄登記中可能出現的漏洞,是十分必要的防范措施。

8)結出余額。凡需要結出余額的賬戶,結出余額后,應當在“借或貸”等欄內寫“平”字,并在余額欄內用“0”表示,F金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。一般來說,對于沒有余額的賬戶,在余額欄內標注的“0”應當放在“元”位。

9)過次承前。每一賬頁登記完畢結轉下頁時,應當結出本頁合計數及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內,并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣;也可將本頁合計數及金額的賬戶,在余額欄內標注的“0”應當放在“元”位。

10)過次承前。每一賬頁登記完畢結轉下頁時,應當結出本頁合計數及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內,并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣;也可將本頁合計數及金額只寫在下頁第一行有關欄內,并在摘要欄內注明“承前頁”字樣。也就是說,“過次頁”和“承前頁”的方法有兩種:一是在本頁最后一行內結出發生額合計數及余額然后過次頁并在次頁第一行承前頁;二是只在次頁第一行承前頁寫出發生額合計數及余額,不在上頁最后一行結出發生額合計數及余額后過次頁。

財政部《會計基礎工作規范》還對“過次頁”的本頁合計數的結計方法,根據不同需要作了規定:

A)對需要結計本月發生額的賬戶,結計“過次頁”的本頁合計數應當為自本月初起至本頁末止的發生額合計數,這樣做,便于根據“過次頁”的合計數,隨時了解本月初到本頁末止的發生額,也便于月末結賬時,加計“合月合計”數。

B)對需要結計本年累計發生額的賬戶,結計“過次頁”的本頁合計數應當為自年初起至本頁末止的累計數;這樣做,便于根據“過次頁”的合計數,隨時了解本年初到本頁末止的累計發生額也便于年終結賬時,加計“本年累計”數。

C)對既不需要結計本月發生額也不需要結計本年累計發生額的賬戶,可以只將每頁的余額結轉資頁,如某些材料明細賬戶就沒有必要將每頁的發生額結轉次頁。

11)定期打印。對于實行會計電算化的單位,財政部《會計基礎工作規范》還提出了打印上的要求:“實行會計電算化的單位,總賬和明細賬應當定期打印”;“發生收款和付款業務的,在輸入收款憑證和付款憑證的當天必須打印出現金日記賬和銀行日記賬,并與庫存現金核結無誤。”之所以這樣做,是因為在以機器或其他磁性介質儲存的狀態下,各種資料或數據的直觀性不強,而且信息處理的過程不明,不便于進行某些會計操作和進行內部或外部審計,對會計信息的安全和完整也不利。

14.發現記賬錯誤時的處理

由于各種原因的存在,在制證記賬編表的過程中往往會發生一些錯誤,發現記賬錯誤時,根據賬薄錯誤的具體情況可采取三種不同的更正方法:

1)畫線更正法。凡在結賬前發現賬薄記錄中文字或數字錯誤時,可采用此法。更正時,在賬薄中錯誤文字或數字上劃一紅線,以示注銷。劃線時,要劃去錯誤數字的整個數碼,不能只劃去其中個別數碼,然后,在紅線上方空白處填寫正確的文字或數字,并由更正人員在更正處旁邊蓋章以示負責。

2)紅字更正法。當記賬憑證中使用會計賬戶錯誤,或借貸方向錯誤,或金額記錄錯誤,并且已經登記入賬從而造成賬薄記錄錯誤的情況下,可采用此法。更正時,首先填制一張內容與錯誤憑證完全相同而金額是紅字的記賬憑證在摘要欄內注明“更正XX號憑證錯誤”,并據以用紅字金額登記入賬,沖銷原有的記錄,然后,再用藍字填制一份符合經濟業務內容的記賬憑證并據以登記入賬。

(3)補充登記法。記賬以后,雖然記賬憑證中應借應貸賬戶沒有錯誤,但所填金額小于應填寫金額時,可采用此法。更正時,按照正確數字與錯誤數字之間的差額用藍字填制一張記賬憑證并據發登記入賬,這樣,就補記了少記的數字,使全部金額符合實際。采用此法時,必須在補充記賬憑證的摘要欄內注明補充哪個月的哪一號記賬憑證。

15.賬實不符的處理

造成賬實不符的原因是多方面的,如賬產物資保管過程中發生的自然損耗;財政收發過程中由于計量或檢驗不準,造成多收或少收的差錯;由于管理不善,制度不嚴造成的財產損壞丟失被盜;在賬薄記錄中發生的重記漏記錯記;由于有關憑證未到,形成未達賬項,造成結算雙方賬務不符,以及發生意外災害等。根據以上情況主要進行以下處理:

1)現金日記賬賬面余額與庫存現金數額不相符

采用實地盤點的方法來確定庫存現金的實存數,然后再與現金日記賬余額核對,以查明賬實是否相符及盈虧情況,F金清查后應填寫“現金盤點報告表”并據以調整現金日記賬的賬面記錄。

2)銀行存款日記賬賬面余額與銀行對賬單的余額不相符。

通過與開戶銀行轉來的賬單進行核對,來查明銀行存款的實有數額。銀行存款日記賬與開戶銀行轉來的對賬單不一致的原因有兩個方面:

一是雙方或一方記賬錯誤;

二是存在未達賬項,對于未達賬項,應通過編制銀行存款余額調節表進行調整。

3)各項財產物資明細賬余額與財產物資的實有數額不相符

對各項財產物資的盤點結果,應逐一填制存單,并同賬面余額核對,確認盤盈盤虧數,填制實存賬存對比表,

作為調整賬面記錄的原始憑證。

4)有關債權債務明細賬賬面余額與對方單位的賬面記錄不相符

一般采用發函詢證的方法進行核對。在保證往來賬戶記錄完整正確的基礎上,編制往來款項對賬單,寄往各有關往來單位。對方單位核對后退回,蓋章表示核對相符,對方單位說明情況。據些編制“往業款項清查表”,注明核對相符與不相符的款項,對不相符的款項按有爭議、未達賬項、無法收回等到情況歸類合并,針對具本情況及明采取措施予以解決。

業務質量控制規范

1. 建立三級質量審查制度。即記賬會計審查客戶憑證,主管會計審查記賬會計并編制對外會計報告,經理復核對外會計報告。

2. 建立質量獎懲制度。所有會計人員的工資與質量全額掛鉤,實行嚴格考核。

3. 建立質量淘汰制度。對發生嚴重質量問題造成客戶較大經濟損失的,或嚴重違反工作紀律、職業道德及法律、法規的,一律予以辭退。

業務檔案管理辦法

1.對委托單位提供的原始憑證等會計資料負有保管的責任。處理完畢后,應按規定及時返還委托單位,對代理業務形成的會計憑證、會計帳冊、財務會計報告等會計資料應整理歸檔。

2.對每一客戶建立檔案,并由專人保管,內容包括:用戶概況、代理記帳協議、原始憑證、會計憑證、會計帳冊、會計財務報表等交接驗收記錄。

3.對不真實、不合法的原始憑證,不得歸檔。對弄虛作假、嚴重違法的原始憑證,在不歸檔的同時,應當予以扣留,并及時向單位領導人報告,請求查明原因,追究當事人的責任。對記載不明確、不完整的原始憑證,予以退回,要求經辦人員更正、補充。

4.歸檔過程中如果發現對外送報的財務報告有錯誤,應當及時辦理更正手續。除更正本單位留存的財務報告外,并應同時通知接受財務報告的單位更正。錯誤較多的,應當重新編報。

5.內部調閱會計檔案需經經理批準,法律、法規規定有檔案查閱權的部門查閱會計檔案,必須持有效證件及相關證明材料,并經經理批準。

會計工作交接制度

1.本公司與委托記賬單位之間的會計資料的交接,嚴格按與委托記賬單位簽訂的合同執行,即雙方指定人員,在本公司準備的《會計資料交接簽收登記簿》上簽字確認。

2.本公司與委托記賬單位終止委托合同時,所有會計資料全部移交給代理記賬單位,其未了會計事宜按本章會計工作交接之規定執行。

3. 會計人員工作調動或者因故離職,必須將本人所經管的會計工作全部移交給接替人員。沒有辦清交接手續的,不得調動或者離職。

4. 會計人員辦理移交手續前,必須及時做好以下工作:

1)已經受理的經濟業務尚未填制會計憑證的,應當填制完畢。

2)尚未登記的帳目,應當登記完畢,并在最后一筆余額后加蓋經辦人員印章。

3)整理應該移交的各項資料,對未了事項寫出書面材料。

4)編制移交清冊,列明應當移交的會計憑證、會計帳簿、會計報表、印章、現金、有價證券、支票簿、發票、文件、會計軟件及密碼、會計軟件數據磁盤(磁帶等)及有關資料、實物其他會計資料和物品等內容;。

5. 會計人員辦理交接手續,必須有監交人負責監交。一般會計人員交接,由單位會計機構負責人、會計主管人員負責監交;會計機構負責人、會計主管人員交接,由單位領導人負責監交,必要時可由上級主管部門派人會同監交。

6. 移交人員在辦理移交時,要按移交清冊逐項移交;接替人員要逐項核對點收。

1)會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計資料必須完整無缺。如有短缺,必須查清原因,并在移交清冊中注明,由移交人員負責。

2)各明細帳戶余額要與總帳有關帳戶余額核對相符;必要時,要抽查個別帳戶的余額與代理記賬單位核對清楚。

3)移交人員從事會計電算化工作的,要對有關電子數據在實際操作狀態下進行交接。

7. 會計機構負責人、會計主管人員移交時,還必須將全部財務會計工作、重大財務收支和會計人員的情況等,向接替人員詳細介紹。對需要移交的遺留問題,應當寫出書面材料。

8. 交接完畢后,交接雙方和監交人員要在移交注冊上簽名或者蓋章,并應在移交注冊上注明:單位名稱,交接日期,交接雙方和監交人員的職務、姓名,移交清冊頁數以及需要說明的問題和意見等。

移交清冊一般應當填制一式三份,交接雙方各執一份,存檔一份。

9. 接替人員應當繼續使用移交的會計帳簿,不得自行另立新帳,以保持會計記錄的連續性。

10. 移交人員對所移交的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他有關資料的合法性、真實性承擔法律責任。

電腦記賬操作管理制度

1、操作管理制度

1)會計電算化硬件設備是指專用于會計電算的微機及其配套設備。包括:伺服器、工作站、網線、打印機等。會計電算化的硬件設備由財務部門管理和使用,非會計電算化人員一般不得使用,特殊確需使用時,應經財務部門負責人批準,在不影響會計電算正常工作情況下進行。

2)財務軟件是用于完成會計核算、處理會計業務的軟件。操作人員在實際工作中發現軟件的設計功能不能正常運行時,應立即與軟件開發商聯系,進行修理、調試后,應及時檢查和核對。以確保相應賬務資料和功能的正確性。

3)次月10日前對上月的會計資料進行備份。操作人員運用財務軟件時必須通過系統功能選項進入系統操作。應根據工作需要設操作權限和密碼。操作人員對使用的硬件設備的安全負責。下班時應關閉電源,設備的開和關閉應嚴格按規定程序進行。

4)明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限對操作密碼要嚴格管理,指點專人定期更換密碼,杜絕未經授權人員操作會計軟件;

5)預防已輸入計算機的原始憑證和記帳憑證等會計數據未經審核而登記機內帳簿;

6)操作人員離開機房前,應執行相應命令退出會計軟件;

7)根據本單位實際情況,由專人保存必要的上機操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容;

8)保證機房設備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要經常對有關設備進行保養,保持機房和設備的整潔,防止意外事故的發生;

9)確保會計數據和會計軟件的安全保密,防止對數據和軟件的非法修改和刪除;對磁性介質存放的數據要保存雙備份;

10)對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設備進行更換等工作,要有一定的審批手續;在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證實際會計數據的連續和安全,并由有關人員進行監督;

11)健全計算機硬件和軟件出現故障時進行排除的管理措施,保證會計數據的完整性;

12)健全必要的防治計算機病毒的措施。

2.替代手工記賬

采用電子計算機替代手工記賬,是指應用會計軟件輸入會計數據,由電子計算機對會計數據進行處理,并打印輸出會計賬薄和報表。

1)替代手工記賬的單位,應具備一下條件:

A配備了適用的會計軟件和相應的計算機硬件設備;

B配備了相應的會計電算化工作人員;

C建立了嚴格的內部管理制度。

(2)具備條件的單位應采用計算機替代手工記賬。替代手工記賬之前,必須到企業所在地財政部門備案。計算機與手工并行三個月以上(一般不超過六個月),且計算機與手工核算的數據相一致。

(3)計算機與手工并行工作期間,可采用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證,根據有關規定進行審核并裝訂成冊,作為會計檔案保存,并據以登記手工賬薄。如果計算機與手工核算結果不一致,要由專人查明原因。

(4)記賬憑證的類別,可以采用一種記賬憑證或收、付、轉三種憑證的形式;也可以在收、付、轉三種憑證的基礎上,按照經濟業務和會計軟件功能模塊的劃分進一步細化,以方便記賬憑證的輸入和保存。

(5)計算機內會計數據的打印輸出和保存是替代手工記賬單位的重要工作,根據會計電算化的特點,應注意一下問題:

 A采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬薄、報表的,應當符合國家統一會計制度的要求,采用中午或中外文對照,字跡清晰,作為會計檔案保存,保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。

B在當期所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下,總分類賬可以從這些數據中產生,因此可以用“總分類賬戶本期發生額及余額對照表”替代當期總分類賬。

C在保證憑證、賬薄清晰的條件下,計算機打印輸出的憑證、賬薄中表格線可適當減少。

(6)采用U盤或移動硬盤存儲會計賬簿、報表,作為會計檔案保存的單位,應滿足以下要求:

A統一規定用U盤或移動硬盤存儲會計數據,不再定期打印輸出會計賬薄,應征得同級財政部門的同意。

B記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款賬日記賬仍需要打印輸出,還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬薄、報表。

(7)替代手工記賬后,期末及時結賬并打印輸出會計報表;要靈活運用計算機對數據進行綜合分析,定期或不定期地向單位領導報告主要財務指標和分析結果。

3.會計電算化崗位責任制

建立會計電算化崗位責任制,要明確各個工作崗位的職責范圍,切實做到事事有人管,人人有專責,辦事有要求,工作有檢查。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位;緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統的工作崗位。

(1)電算化會計崗位和工作職責一般可劃分如下:

A點算主管:負責協調計算機及會計軟件系統的運行工作,要求具備會計和計算知識,以及相關的會計電算化組織管理的經驗。電算化主管可由會計主管兼任,采用中小型計算機和計算機網絡會計軟件對的單位,應設立此崗位。

B軟件操作:負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據,輸出記賬憑證、會計賬薄、報表,和進行部分會計數據處理工作,要求具備會計軟件操作知識,達到會計電算化初級知識培訓的水平。

C審核記賬:負責對輸入計算機的會計數據(記賬憑證和原始憑證等)進行審核,操作會計軟件登記機內賬薄,對打印輸出的賬薄、報表進行確認;此崗要求具備會計和計算機知識,可有主管會計兼任。

D電算維護:負責保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內會計數據,可由主管會計兼任。

(2)實施會計電算化過程中,可根據內部牽制制度的要求和工作需要,參照上條對電算化崗位的劃分進行調整和設立必要的工作崗位;緯媿徫缓碗娝慊瘯媿徫,可在保證會計數據安全的前提下交叉設置,各崗位人員要保持相對穩定。

4.發現電腦記賬錯誤時的處理

    1)憑證的錄入審核過賬是財務處理的三個關鍵環節,而且是一環扣一環。憑證未經審核通過其信息不能進入正式的賬薄文件,而記賬后的憑證也將不能再修改。如果發現記賬憑證有錯誤,只能采取補充或紅字沖銷憑證的方式進行更正。

(2)會計軟件一般提供自動制作沖銷憑證的功能,使用方法一般是先找到需要沖銷的憑證,然后通過菜單或圖標調用“沖銷憑證”功能,自動制作一張與錯誤憑證科目相同金額相反(即紅字)的憑證。紅字沖銷憑證也需要審核和記賬,所以沖銷不等于刪除。

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